Всем привет! Это Марина. Пишу я не часто, и, как понимаете, когда сильно накипит.

Прежде всего хочу сказать огромное спасибо за отзывы и благодарность в адрес организаторов и ребят, которые кормили нас три дня! Закрытие действительно прошло хорошо, повеселились на славу, очень рада была всех вас видеть!
Однако,до меня дошла информация, что не все присутствующие (из новичков) сдали деньги, да еще просили объяснить за что они собственно должны платить если приехали на один день и ничего не ели. Считаю своим долгом объяснить, потому как стало обидно за своих друзей Толстых, на чьих плечах мы и выносим каждый раз наши мероприятия.

Думаю, не все понимают, что коммерческой составляющей в наших мероприятиях нет. Скорее наоборот.
Хочу открыть "кухню", чтобы поняли.
Итак. Расходы считаются и разбрасываются на всех. В целях экономии мы никого не нанимаем для организации и проведения мероприятия. Делаем все своими силами. Ввиду того, что деньги собираются не сразу, идет авансирование личными деньгами. Толстых в основном.
И так. Задаток за домики- личные средства Толстого, потому как деньги еще не собраны. Поехал, договорился, отдал деньги.
Призы. На этот раз подставки под подножку. Практически ручная работа между прочим)) сначала Толстые это придумали,потом заказали нарезать их из металла, затем забрали и отвезли на гравировку, заказали кожаные шнурки. Заплатили свои деньги. Когда привезли домой, оказалось, что края острые после резки. Толстый обтачивал на станке каждую грань, Валико вставлял и клепал шнурки. Было весело, конечно, и надеюсь что вам понравилось.
Куколка придумывала тему мероприятия, программу, сценарий, конкурсы и пол ночи рисовала плакат. Спасибо ей огромное, Куколка, ты умничка!
Теперь закупки. Лена Толстая планирует состав и количество продуктов , исходя из количества человек и придуманного нами всеми меню. Потом сама же их закупает. Спасибо Дену 1100. Помог и закупить и привезти!
Хочу обратить ваше внимание, уважаемые сосайтники, что когда Паша (он же Толстый) пишет про сроки сдачи денег, реагируйте на это, пожалуйста. К контрольной дате сдали деньги 14 человек. Соответственно, приходится тратить пока свои, при этом отвечая на претензии некоторых сосайтников об отсутствии отдельных нумеров и не желании платить если приедут на один день.
К чему я все это пишу. Энтузиазм наших организаторов - тех, благодаря кому эти встречи и проходят, начинает сходить на нет. Под угрозой проведение следующего сбора. Посему предлагаю определить правила, дабы облегчить сбор денег и организацию наших мероприятий. Есть и второй вариант- мы готовы передать свои полномочия другим идеологически подкованным и мотивированным сосайтникам. Уйти на покой, так сказать, передав свои знания и умения. Готовы помогать.
Теперь по поводу того, кто не понимает за что платить если приехал на один день и ничего даже не ел. Господа, вы реально думаете, что кто то будет ходить и записывать за каждым что тот положил в рот и сколько выпил, дабы выписать индивидуальный счет? (на обычные фесты вы так же ездите?)
Да и думаю, что Куколка, которая вела мероприятие, ребята, которые готовили на всех отработали вообще свои деньги с лихвой. Что еще подсчитаем? Сол и еще ребята спали в коридоре на коротких диванчиках, Толстые спали с нами в комнате на надувном матрасе, а Сашка (Зевса) спала вообще на подоконнике. Это как посчитать? Коэффициенты понижающие включить?
Господа! Очень хочется, чтобы меня все поняли и услышали- наши мероприятия это коллективное творчество и коллективная ответственность за их проведение,и делается все это конкретными людьми. И эти люди делают все, чтобы мероприятие прошло как можно лучше, переживают, тратят свое время и силы, только потому, что им это дОрого и хочется доставить нам всем удовольствие от общения, стараясь предусмотреть все нюансы!

Марина, спасибо.

Ну а чтобы было совсем наглядно, в каждом мероприятии есть такая графа расходов, как креатив.
В нашем случае это выглядело бы так:

Креатив
Креативная концепция 1 шт 150 000,00р.
Сценарий мероприятия 1 шт 120 000,00р.
Identica мероприятия 1 шт 50 000,00р.
Дизайн пригласительных/программы 1 шт 5 000,00р.
Дизайн Афиши 1 шт 1 500,00р.
Дизайн плакатов 1 шт 1 500,00р.
Сценарий Гала-ужина 1 шт 40 000,00р.
Итого по Креативу 368 000,00р.

Итого, если афиша и компания организаторов вас настолько вдохновила, чтобы приехать и увидеть это. Если идея вам понравилась настолько, что вы поднялись и поехали - вы же не говорите на заправке, что дорога вам не понравилась и поэтому за бензин вы платить не будете - считайте это оплатой развлекательной программы, а она была шикарной.

Мы уже потеряли из команды организаторов Круиза, я не могу себе финансово позволить участвовать в организации клевых тусовок,а все потому, что кто-то считает, что он ничего не ел....просто стыдно за то, что приходиться об этом говорить.

Добавлю.
Я езжу с шадоводами на сборы с Закрытия 2012. Всегда эти сборы славились душевностью , комфортом и позитивом. Наши сборы имеют формат, отличный от обычных байк фестов, а именно формат выезда на выходные компании друзей. Только друзей у нас получается больше 5 человек. Мы учитываем пожелания всех участников, так же как все участники согласны отказаться от чего либо, например сна на кровати, в пользу своих товарищей. Мы не отказываем участвовать в сборе ни одному желающему. И ждем от впервые приехавших участие на ровне со всеми и принятие нашего формата.
Мы придумываем подарки для того, чтоб у нас осталась память о встречи, а еще нам хочется сделать вам сюрприз, надеясь что оно так и получается, и поэтому некоторые части сбора держутся в секрете.
Мы придумываем развлекательную программу, чтоб не только кушать и пить, а чтоб вместе что то поделать, это сближает людей и всегда было приятно и интересно с каждым из вас что-то делать.
С каждым разом к организации сбора в той или иной ипостаси примыкает больше шадоводов, и нас это только радовало, потому что мы считали что наши ряды становятся плотнее и дружнее, что дружба становиться сильнее и у нас создается такая крепкая компания.

Может пора сделать перерыв для наших сборов.
Потому что видимо мы иссякли, когда нам лень похлопать в ладоши и покричать спасибо нашим поварам или когда неинтересно посмотреть как ребята участвуют в конкурсе и уже совсем не хочется но, видимо надо сказать, про проявление безразличия к тому, чем мы старались вас обрадовать и еще про простое не уважительное отношение к друг другу

как то все грустно получается, встречи всегда отличные и душевные , но учитывая что кол-во людей становится больше предлагаю, перед мероприятием делать типа котла что ли. и причем денюшку закидывать нужно только до встречи и никак иначе. вопросы по затратам на празднике не стоит задавать, это не тактично как минимум, если есть вопросы задавайте их до встречи. Честно скажу , что именно из за подобных ситуаций очень осторожно отношусь к самостоятельной организации праздников и если кто то это делает , таким людям нужно только помогать, и считаю что нам очень повезло что у нас такие люди есть ))) с уважением Евгений

Если эта тема помимо комментариев предполагает что-то конкретное для изменения ситуации в будущем, то эффективный менеджмент требует от прозы перейти к ..... спискам!

Нужна конкретика в удобном для восприятия виде (списке!) - что доставило неудобства организаторам? как это по мнению организаторов должно выглядеть в идеале? По результатам можно какие-то правила оговорить


Пример:
Правило №1 Взнос единый для всех и не зависит от времени заезда\отъезда
Правило №2 Предоплата...

Вот как у других например. !!! (не на правах рекламы)!!!
Празднование 15-летия Вулкан Клуба
Мероприятие только для своих, никакой коммерции, как у нас заведено. Место проведения мероприятия .......... Так как у нас в Клубе маловато Рокфеллеров и Абрамовичей, каждый гость самостоятельно оплачивает свое проживание (1150 руб с чел/ночь при двухместном расселении с завтраком) и банкет (1350 руб.) и того - 2500 руб. с человека. Со своей стороны Клуб позаботился о скидке на проживание, аренде зала для проведения мероприятия, алкоголе, подготовил для Вас музыкальную программу и еще немало сюрпризов.
Это только банкет!!! А у нас всегда куча вкуснустей!!! Куча домашних заготовок. И гуляем мы несколько дней. А не один. !!!!

Согласен что надо просто сделать что то типа входного билета. Остальное пофиг, сутки ты был или пару часов, ел чего или не ел. Насчет срока тоже. Если не успеваешь к сроку хотя бы позвонить и попытаться объяснить причину не сдачи.

Организаторам и всем помогавшим огромное спасибо!!! Мне как всегда очень понравилось!!! Прощения прощу если что учудил не то. (

Организаторам, не вешайте руки пожалуйста и не прекращайте делать такие замечательные мероприятия. Позитивно настроенных людей больше, да и желающих помочь тоже. Остальное негативное и шелуха отсеется.

Правило №1 Взнос единый для всех и не зависит от времени заезда\отъезда
Правило №2 Предоплата...

мне кажется что это наиболее продуктивное предложение .

Похоже Тата была абсолютно права в том, что наши мероприятия все таки байкерские, а не семейные посиделки.
Имея не большой опыт в проведении слетов пришел к выводу, что для снятия такого рода проблем формат встречи должен быть кардинально изменен, а именно:
- ни каких пансионатов, только природа;
- палатки или что либо другое типа спальные прицепы;
- сам мотоциклист+2-ой номер или без него;
- питание и питье закупает сам райдер на себя и того парня, организация питания самостоятельная;
- дрова и благоустройство за райдером;
- пробег до места сбора не менее 150-200 км;
- ни каких общаковых денежных сборов, тем паче "клубных" сборов.
Только в этом случае приедут именно те кто на самом деле увлечен дорогой и теплотой общения.
Все выше сказанное относится к закрытию-открытию сезона, день рождения форума и т.д.
Принимая во внимание возраст (молодой) Шадоводов многие хотят приехать семьями с детьми, собаками, тещами.... но это совершенно другой формат слета-а ля семейные посиделки на природе или в комфортных условиях.
Предлагаю рассмотреть данный вариант, с условием более позднего или раннего проведения мероприятия (август-сентябрь или май-июнь), тем более что достаточно много народа из других городов.
Старожилы форума помнят зимний сбор, Татину дачу и т.д. ведь вообще проблем не возникало.
Так что думайте.
А на Шадоводчиские последние мероприятия не приезжал не из за финансовых проблем, а по жизненно-семейным обстоятельствам.
И в довершении к многонаписаннымбуквам хочу отметить, как очень позитивное коллективное время препровождения наш лагерь на ФРЯЗИНСКОМ МОТОвТОРЖЕНИИ вот где надо было учиться, как организовывать себе быт. И как всегда застрельщиками были наши Сергей 1960, Ян и Катя и многие другие.
Все что написано чисто ИМХО.

почти всё понравилось, всё отлично и прекрасно. при такой организации как самого процесса, так и сопровождения, расчитывать на дачную дешевизну для себя считаю наивным. если вышли из бюджета - докину сколько нужно. подождите только маленько, пока я на ноги (обе) встану.

эээ ну вы чё?? энтузиазм у них видите ли заканчивается...
мне в декабре только права отдают! И мотик докручу к сезону. К чему это я:
"посмотрите на меня и на своего мужчину, снова на меня и на своего мужчину. Я на коне"(С)))))))))))))))))буду

Серьёзно: всегда в проведении будто душевных "семейных" посиделок или коммерческих мероприятий возникают трудности.НЕ СТОИТ ОСТАНАВЛИВАТЬСЯ НА НАЧАЛЕ! (ТЕМ БОЛЕЕ ТАКОМ ХОРОШЕМ) Мы за 10 лет проведения фестов столько говна хлебнули да такой огромной ложкой...! И ссоры, и драки между собой, и обиды, и мирриады интернет высеров негативных, и чего только не было!А начиналось всё с посиделок.
Россия, РБ (фесты) одна сплошная коммерция! Последние проблески душевности я наблюдал на Украине на Гоблине пару лет назад. Ранее канечно в родной синеокой! Вспомните Логойск или Гродно лет 5 назад!! Любо дорого! А щас? на 1 байкера 2 гайкера...
Большие Байк фесты себя изживают, а вы внОсите новое! хорошо забытое старое!! - Душевность! Это важно!

По делу: плюсую к Круизу за палатки и каждый сам за себя и того парня.
и от себя лично по опыту проведения мероприятий: Я бы ввёл назовём его "экологический сбор" ну или "аммортизационный" хз суть: каждый приезжающий платит в общак (ШФ клуба) 100-200 руб. Из которых на след. паляну-пати будут призы, или 50 грамм на въезде, короче какая-нить приятная замануха)) С чего то надо начинать! И финансовую ношу в той или иной степени снять с плеч.
Вот и я К примеру приеду в 2015 году на фест ШФ на (прошу заметить) самой красивой шадове в мире!!!) отдам Валеко или Толстому сумму энную, выпью с ними и всеми, заблюю палатку и усну! А в 2016 году я тем более приеду! Мне же интересно на что потрачены Куколкой мои кровные!!!))))))) А?

Я считаю не нужно никакой формат менять. Вполне достаточно обозначить правила мероприятия и все:
Правило №1 Взнос единый для всех и не зависит от времени заезда\отъезда
Правило №2 Предоплата...
Правило №3 Вышли из бюджета - докинули (запас всегда можно взять с собой кстати)

Да и вообще сумма что вышла на закрытии считаю не такая уж большая, даже и для одного дня. Я обычно на 2-ой день в алкораш ухожу и практически не ем, только пью , что мне теперь сдачу требовать?

По поводу финансовой организации хочу сделать следующее предложение:

1. Все деньги собираются заранее. Никаких там "отдам на слёте, или после, может быть, если приеду". Всё должно быть собрано чётко к назначенной крайней дате.
Но ситуации бывают разные. Не у всех есть возможность взять и достать из кармана требуемую сумму. В этом случае ищите себе поручителя, который отдаст деньги за вас в назначенный срок, а вы с ним уже потом лично рассчитаетесь. Пусть это бремя не ложится целиком и полностью на кошелёк Толстых. Я уверен, что найдутся люди среди форумчан, готовые поддержать товарищей. А если не найдутся, грош нам всем цена. Ну, а кто не сдал вовремя, тот не едет (ну или едет в формате поздороваться и уехать, см пункт 3).

2. Сразу включать в стоимость некоторый амортизационный буфер, как уже было сказано. Пусть лучше останутся какие-то лишние деньги, которые организаторы, я считаю, вправе распределить между собой за свой труд, чем будет перерасход и вынужденные напряги с повторным сбором средств.

3. Если кто-то заранее намеревается приехать просто поздороваться, поболтать полчасика и тут же уехать, не вписывайтесь в список. В этом случае ни проживание, ни питание, ни подарки уже рассчитываться на вас не будут. А уж если вписались, то и платить надо из расчёта полного присутствия. А там уж сами решайте, по обстоятельствам, можете или не можете приехать. На организаторов это уже никак не должно влиять.

ко мне какие-то претензии есть? Мне скрывать нечего.

я писал чем помогу чем смогу, куколка ответила, чем можешь помочь?, да блин всем, например с ден1100 поехать и помочь закупить загрузит и разгрузить. Но никто так конкретно и не сказал, чем помочь, а я вот не телепат.

вон дену маленькому мот перегонял, все он четко сказал, мы тебя на машине подберем там то и там то(я готов был и своим ходом к толстому доехать) от дена уже ехал своим ходом в полном экипе через пол москвы. Я за радость помочь, большинство знаю не первый год.

По поводу спальных мест, надо искать место, чтоб всем хватило спальных мест.

З.Ы. почему спросил, потому что, по именно никто говорить не хочет, а не домолвки, только подорвут сообщество.

Я бы поехал еще раз. Мне абсолютно все устроило и понравилось. Надо было бы поделиться спальным местом, я б поделился. Не хватило можно и на полу на матрасе переночевать.

Ничего менять не надо. Давайте добавим. Добавим реально что то типо входного билета. Оплатил хошь приезжай хошь нет. Хочешь спи, хочешь солдатиком стой. Каждый помогает по силам и возможностям. В нашей теплой компании помочь только в радость. Просто она еще по силам должна быть )))

В общем надо сделать
- срок крайней оплаты. после этого срока денежку не возвращать, ну или договориться с кем то.
- реально к сумме прибавить рублей 100-200. (на всякий пожарный, останется, пойдет на следующий сбор)
- фиксированная цена за вход ((( во как.
- почаще такие мероприятия проводить )))))) отсебящечка ))))

У меня есть опыт организации таких мероприятий и я крайне высоко оцениваю проделанное Толстыми!

Паша, Ленка - респект.

В следуующий раз опять помогу чем тока смогу.

Все сказанное на счет
1) заранее
2) зашел, заплатил - ценник фикса
3) амортизация Х00 руб

поддерживаю